O DP, ou departamento pessoal é a área especializada na gestão de funcionários e todas questões burocráticas relacionadas à eles, como folha de pagamento, férias, atestados, folha de pontos e etc. Ou seja, o DP é encarregado de gerenciar a emissão e manejo de documentos dos colaboradores, além de ser de suma importância para o cumprimento das normas trabalhistas.
É muito importante para uma empresa contar com um serviço de departamento pessoal que seja sério, organizado e preciso, visto que a negligência com essa área pode levar a graves problemas jurídicos.
É essencial para o funcionamento da empresa?
CONTAR COM UM ESCRITORIO DE CONTABILIDADE COM DEPARTAMENTO PESSOAL TRAZ MUITAS VANTAGENS
Buscar por um escritório de contabilidade com departamento pessoal traz muitas vantagens com a terceirização dos serviços da empresa realizados pelo escritório.
Esse tipo de escritório cuida de todas as demandas contábeis e fiscais que envolvem o relacionamento entre a empresa e seu colaborador. Ter toda a orientação e o apoio por parte do escritório é imprescindível para que toda movimentação e demais aspectos relacionados aos funcionários ocorram sem quaisquer impedimentos.
O departamento pessoal é fundamental para a companhia porque ele é o principal responsável para que as leis trabalhistas sejam seguidas, evitando quaisquer passivos desnecessários.
Ele dá conta de um grande volume de documentos do empreendimento, colocando ordem nesses papéis. Seja qual for o tamanho da empresa, há muitos registros para cada colaborador e vários detalhes para serem acompanhados. Então, é fundamental ter uma área especializada para trabalhar com esses materiais.
Quais são as responsabilidades delegadas para esse departamento?
1. Admissão de funcionários
Existem vários trâmites legais envolvidos na contratação de um novo funcionário, é responsabilidade do DP fazer com que tudo saia da maneira correta no registro trabalhista.
É impensável deixar de registrar o funcionário, para se evitar problemas com a Justiça do Trabalho, deve-se assinar a carteira de trabalho como previsto em lei, tomando-se cuidado para não errar dados como cargo, salário e tempo de contrato (caso haja).
O departamento pessoal também auxilia o novo funcionário na ambientação na empresa, como na sugestão de exame admissional, inclusão na folha de ponto e integração no novo cargo para exercer a função e entregar os resultados esperados.
2. Demissões e desligamentos
As demissões também são responsabilidade do departamento pessoal. O ex-funcionário deve procurar o DP e encaminhar a documentação necessária. Também é importante cumprir toda a lei relacionada com processo, como a homologação trabalhista, exame demissional e o cálculo e pagamento da rescisão.
3. Acompanhamento da legislação trabalhista
Os profissionais desse setor um extenso conhecimento da legislação trabalhista, especialmente sobre a CLT. Após a reforma trabalhista de 2017, O DP precisa manter a empresa atualizada em relação aos tipos de contrato e acordos permitidos na lei, assim se garante que os direitos e deveres dos funcionários estejam sendo cumpridos.
4. Folha de pagamento
O controle da folha de pagamento também é uma das responsabilidades do departamento pessoal. É um dos trabalhos que mais requerem precisão, qualquer erro nos cálculos de pagamentos dos salários, benefícios e descontos pode acarretar em prejuízo tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
5. Controle de Horários
Outra parte da rotina do DP é a administração dos dados do relógio de ponto (ou outro sistema que a empresa use), para verificar se os funcionários estão cumprindo com o horário de trabalho previsto em contrato, e também fazer o cálculo de possíveis horas extras ou faltas de trabalhador. De posse desses dados o DP consegue administrar as compensações financeiras ou acréscimos no banco de horas.
6. Agendamento de férias
A logística de planejamento das férias dos funcionários também passa pelo DP, as datas precisam ser benéficas tanto para o trabalhador quanto para a empresa. Também é importante planejar o calendário de forma que as equipes não fiquem defasadas e não hajam ausências na execução e entrega de grandes projetos.
O departamento pessoal também precisa verificar os vencimentos das férias de cada funcionário, afinal, elas devem ser concedidas nos 12 meses após o ano trabalhado e antes que vença o segundo período aquisitivo, não é permitido trabalhar por 24 meses consecutivos.
7. Controle de impostos, taxas e contribuições
Manter em dia todos os encargos trabalhistas faz parte das obrigações legais de todo empregador, essa é uma outra tarefa que é direcionada ao departamento pessoal. Essa gestão direcionada a taxas como as parcelas do FGTS garante para a empresa, a tranquilidade de não estar fora da lei e com os seus impostos em dia, além de tranquilizar também o trabalhador de ter seus direitos garantidos e assim se dedicar nas suas funções.
Obrigações acessórias
Parte das obrigações da empresa é transmitir informações para o governo e o recolhimento de impostos e encargos trabalhistas. Tais obrigações podem por vezes serem complexas demais e exigir habilidade e controle rigoroso dos dados e prazos envolvidos para não gerar erros que possam levar a responsabilização fiscal e trabalhista.
Um escritório de contabilidade experiente é qualificado para fazer esse trabalho e de forma ágil e correta, afinal seus funcionários são treinados e especializados para executar tais funções e fazer análises profundas.
Quando o governo anuncia qualquer alteração na legislação trabalhista, é necessário averiguar se essa medida é benéfica à empresa e agir a tempo de aderir à essa mudança. O contador consegue fazer uso dessas informações e os cálculos necessários para saber quanto a empresa tem a perder ou ganhar nesses casos.
Folha de pagamento
Uma dificuldade que muitas empresas têm, é a gestão da folha de pagamento. Falhas nesse quesito podem levar a prejuízos financeiros, multas trabalhistas e comprometer a análise de desempenho do negócio, dessa forma, conhecimento especializado é fundamental.
Impessoalidade
Há várias situações complexas que afetam as relações entre os colaboradores no dia a dia de uma empresa. É interessante que casos como a demissão de funcionários, sejam direcionados por um departamento pessoal terceirizado, pois dessa forma é possível preservar as relações entre os colaboradores e evitar a sensação de que a demissão é pessoal.
Quando a homologação da demissão é feita em um ambiente externo é fácil garantir a impessoalidade, como na sede da assessoria contábil, onde o ex-colaborador será recebido e orientado sobre os motivos da demissão e também dos encargos trabalhistas sem a ocorrência de conflitos desnecessários.
Cumprimento das leis trabalhistas
A contabilidade é especializada em fazer o controle e a apuração de todas as questões trabalhista que são regidas pela CLT (consolidação das leis do trabalho). Lidando com todos os procedimentos para cálculo das férias, horas extras, rescisão etc. O escritório de contabilidade consegue evitar que a empresa negligencie direitos do trabalhador, o que pode acarretar em pesados passivos trabalhistas.
Mudanças legais e administrativas
Por vezes os profissionais do departamento pessoal enfrentam desafios para se adaptar às mudanças recentes, como a adesão ao e-social e a reforma trabalhista, o serviço contábil consegue acompanhar os processos de mudanças e se adequar de forma mais ágil com antecedência.
O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para o empreendimento se manter regularizado. Dessa forma, é possível fiscalizar o cumprimento das normas e evitar um eventual processo trabalhista para a companhia.
Quanto maior o número de funcionários, mais difícil é o acompanhamento. Assim, um controle automatizado se faz necessário para uma empresa séria. Cumprir todas as legislações e regras e controlar para que todos os dados estejam sendo tratados de forma profissional só é possível com uma plataforma digital.